PRIVACY NOTICE - WEBSITE APPLICATIONS

Art. 19 Federal Data Protection Act (FADP)
Art. 13 and 14 Regulation (EU) No. 2016/679 (GDPR)

1. Introduction

This notice is provided pursuant to Art. 19 of the Federal Data Protection Act (hereinafter "FADP") and, where applicable, Arts. 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 (hereinafter "GDPR") by GFL SA (hereinafter "GFL") in relation to the processing of personal data connected to applications for available job positions or spontaneous applications submitted through the website www.gflcosmetics.com (hereinafter "Website") or through other channels, such as social platforms, attributable to the GFL Group companies.

 

2. Definitions and Scope of the Notice

For the purposes of this notice, "personal data" means any information that directly or indirectly allows the identification of a natural person (hereinafter "Data Subject"). Processing is defined as any form of operation relating to personal data such as collection, storage, use, communication, archiving, or deletion. The data covered by this notice is provided by the user of the site (data subject) following the completion and submission of the application for available job positions or spontaneous applications submitted through the website or other social channels available to GFL SA.

3. Data Controller and Contact Details

The data controller of the personal data (hereinafter "Controller") covered by this notice is GFL SA. For information regarding the protection of personal data and for exercising the rights related to processing, you can contact the Controller at the following address: GFL SA, Via Sorengo, 1 - 6900 Lugano (Switzerland). Data subjects located in the European Union can contact the Controller or its Data Protection Representative in the EU, appointed pursuant to Article 27 of the GDPR, at the following address: GFL SA Italian Branch, Via Santa Sofia n.29 – 20122 Milan (Italy). Additionally, all data subjects can always contact the Controller via email at the dedicated address privacy@gflcosmetics.com.

4. Categories of Data Processed

Through the application submission form available to data subjects, the following categories of personal data are processed:
a) personal details, such as name, surname, date of birth, residence, nationality, email address, phone number, and other contact details;
b) education details, such as training certificates, professional experiences, skills, and other relevant details contained in diplomas, certificates, and references;
c) details of extracurricular activities and interests relevant to the job position;
d) special categories of data (i.e., data that may reveal racial and ethnic origin, religious, philosophical or other beliefs, political opinions, membership in parties, unions, religious, philosophical, political or trade union associations, judicial data, and/or data suitable to reveal health status and sexual life).

The optional, explicit, and voluntary submission of data through the form entails the acquisition of the data entered by the sender and their consent to processing.

5. Purposes and Legal Bases of Processing

The Controller processes users' data for the purposes of personnel search and selection. The legal basis for processing is the consent of the data subject.
The data subject can revoke their consent at any time by simply sending an informal request via email to privacy@gflcosmetics.com

6. Retention Period

Personal data is stored in a form that allows the identification of the data subject for a period not exceeding that necessary to achieve the purposes for which it was collected, taking into account the applicable laws to the activities and sectors in which the Controller operates.

Subject to the details set out in the respective notices, received CVs are stored for the following period:

·     for a maximum period of three months after the notification of rejection. This period allows the Controller to defend and justify their choice in case of an action for non-hiring due to discriminatory reasons under the Federal Gender Equality Act (Art. 8 para. 2 in conjunction with Art. 5 para. 2 GEA) and, where applicable for job positions at other GFL Group companies, European laws on the matter.

Consent is collected through the submission operation found on the application form page or, in the case of applications via email, with an express declaration in the email text or CV text. Lack of consent will make it impossible to examine the application.

7. Processing Methods

The processing of the data subject's data may be carried out, both on paper and with the aid of IT tools, and may consist of any operation or set of operations among those indicated in Art. 5 lett. d) of the FADP and Art. 4, para. 1, point 2 of the GDPR and will always be based on the principles of lawfulness, fairness, transparency, purpose limitation, data minimization, accuracy, integrity, and confidentiality.

GFL SA guarantees the logical and physical security of the data and, in general, the confidentiality of the personal data processed, implementing all necessary technical and organizational measures to prevent loss, unlawful use, or, in any case, incorrect use, as well as unauthorized access by third parties.

 

8. Data Communication

The personal data processed for the indicated purposes may be communicated to

a)  employees and collaborators of the Controller who, depending on the case, will act as authorized data processors (or so-called "data processors") as well as to other GFL Group companies;

b)  Third parties who carry out outsourcing activities (consultants, selection agencies, etc.) on behalf of the Controller providing specific services that, depending on the case, may assume the role of Data Processors, Joint Controllers, or Autonomous Controllers.

The complete and updated list of Data Processors is available at the GFL SA headquarters for data subjects who, in writing, request it indicating the reasons and their legitimacy. For IT security reasons, some information may be anonymized or masked.

9. Data Transfer Abroad

Personal data is currently processed in archives or servers located in Switzerland at the GFL SA headquarters. Data may be transferred to European Union countries where other GFL Group companies are located.

10. Data subject

The data subject, at any time, by submitting a specific request to the Data Controller at the postal and email addresses indicated above, can exercise the rights recognized by the FADP and, where applicable, by the GDPR, briefly listed below:

a)  right of access or to obtain confirmation of whether or not data concerning them is being processed (Art. 25 para. 2 FADP);

b)  right to receive data or to request its transmission to third parties (Art. 28 FADP);

c)   right not to be subject to automated decision-making processes (Art. 21 para. 2 FADP);

d)  request that inaccurate data be corrected (Art. 32 para. 1 FADP);

e)  request that a specific processing of personal data or a specific communication to third parties be prohibited (Art. 32 para. 2 FADP);

f)   Request that their data be deleted or destroyed (Art. 32 para. 2 FADP). The exercise of these rights generally requires proof of identity (e.g., a copy of your ID). To exercise your rights, you can contact us at the postal address of the Controller or at the email address privacy@gflcosmetics.com.

If the data processing falls within the territorial scope of Art. 3 GDPR, the data subject can assert the rights as expressed by Arts. 15-22 GDPR, by contacting the Controller or its representative in the European Union. The user has the right, at any time, within the limits and conditions established by the GDPR, to request access to their personal data, rectification, deletion of the same, limitation of processing concerning them, or to oppose their processing as well as to exercise the right to data portability.

In case of violations, the data subject can contact the Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC - https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home.html) or, for those falling within the scope of the GDPR, the national supervisory authority of the member state where the violation occurred. 

The Controller reserves the right to update or modify this notice.

  

Informativa aggiornata al 20 agosto 2024

 

 

 

 

 

 

 

 


 

INFORMATIVA PRIVACY - CANDIDATURE SITO WEB

Art. 19 Legge federale sulla Protezione dei Dati (LPD)

Art. 13 e 14 Reg. (UE) n. 2016/679 (GDPR)

1.    Premessa

La presente informativa viene fornita ai sensi dell’art. 19 della Legge federale sulla protezione dei dati (di seguito “LPD”) e, ove applicabile, degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”) da GFL SA (di seguito “GFL”) in relazione ai trattamenti di dati personali connessi alle candidature per le posizioni lavorative disponibili o candidature spontanee inoltrate tramite il sito web www.gflcosmetics.com (di seguito “Sito”) o mediante altri canali, ad esempio piattaforme social, riconducibili alle società del Gruppo GFL

2.    Definizioni e ambito dell’informativa

Ai fini della presente informativa per “dati personali” s’intende qualsiasi informazione che direttamente o indirettamente permette di identificare una persona fisica (di seguito “Interessato”). Si definisce trattamento qualsiasi forma di operazione relativa ai dati personali quali la raccolta, la conservazione, l’uso, la comunicazione, l’archiviazione o la cancellazione.

I dati oggetto della presente informativa vengono conferiti dall’utente del sito (interessato) a seguito di compilazione ed invio della candidatura per le posizioni lavorative disponibili o candidatura spontanea inoltrate tramite il sito web o mediante altri canali social nella disponibilità di GFL SA.

3.    Titolare del trattamento e dati di contatto

Il titolare del trattamento dei dati personali (si seguito “Titolare”) oggetto della presente informativa è GFL SA. Per informazioni relative alla protezione dei dati personali e per l’esercizio dei diritti connessi al trattamento, è possibile contattare il Titolare al seguente recapito:

GFL SA, Via Sorengo, 1 - 6900 Lugano (Svizzera).

Gli interessati che si trovano sul territorio dell’Unione europea possono rivolgersi direttamente al Titolare o al suo Rappresentante per la protezione dei dati con sede in UE, nominato ai sensi dell’art. 27 del GDPR, al seguente recapito: GFL SA Italian Branch, Via Santa Sofia n.29 – 20122 Milano (Italia).

Inoltre, per tutti gli interessati, è sempre possibile contattare il Titolare tramite email all’indirizzo di posta elettronica dedicato privacy@gflcosmetics.com .

4.    Categorie di dati oggetto di trattamento

Tramite il modulo di inoltro candidature a disposizione degli interessati vengono trattate le seguenti categorie di dati personali:

c)   dati anagrafici, ad esempio nome, cognome, data di nascita, residenza, nazionalità, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono, altri dati di contatto;

d)  dati relativi alla formazione, ad esempio attestati di formazione, esperienze professionali, competenze e altri relativi dettagli contenuti in titoli di studio, attestati e referenze;

e)  dati relativi ad attività extra lavorative e d’interesse per la posizione lavorativa;

f)   dati di natura particolare (cioè dati che possono rilevare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, opinioni politiche, adesione a partiti, sindacati, associazioni di carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, dati giudiziari e/o idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale).

L'invio facoltativo, esplicito e volontario che avviene con la compilazione e l’invio dei dati comporta l'acquisizione dei dati inseriti dal mittente e il suo consenso al trattamento.

5.    Finalità e basi legali del trattamento

Il Titolare tratta i dati degli utenti per le finalità di ricerca e selezione del personale. La base legale del trattamento è il consenso dell’interessato.

L’interessato può revocarlo il suo consenso in qualsiasi momento semplicemente inviando una richiesta informale per e-mail diretta a privacy@gflcosmetics.com.

6.    Tempi di conservazione

I dati personali sono conservati in una forma che consenta l'identificazione dell'Interessato per un arco di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti tenendo in considerazione le leggi applicabili alle attività e ai settori in cui il Titolare opera.

Fermo restando i dettagli esposti nelle rispettive informative, i CV ricevuti vengono conservati per il seguente periodo di tempo:

·     per un periodo massimo di tre mesi dopo la notifica del rifiuto. Tale termine consente al Titolare di difendersi e giustificare la propria scelta qualora nei suoi confronti sia promossa un’azione per mancata assunzione dovuta a motivi discriminatori ai sensi della legge federale sulla parità dei sessi (art. 8 cpv. 2 in combinato disposto con art. 5 cpv. 2 LPar) e, ove applicabili per le posizioni lavorative presso le altre società del Gruppo GFL, delle leggi europee in materia.

Il consenso viene raccolto tramite l’operazione di invio che si trova nella pagina del form di candidatura o, nel caso di candidature tramite email, con dichiarazione espressa nel testo della e-mail o nel testo del CV. La mancanza di consenso comporterà l’impossibilità di poter esaminare la candidatura.

7.    Modalità di Trattamento

Il trattamento dei dati dell’interessato potrà essere effettuato, sia su supporti cartacei che mediante l’ausilio di mezzi informatici e potrà consistere in qualunque operazione o insieme di operazioni tra quelle indicate all' art.5 lett. d) della LPD e art. 4, par. 1, punto 2 del GDPR e sarà sempre improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza.

GFL SA garantisce la sicurezza logica e fisica dei dati e, in generale, la riservatezza dei dati personali trattati, mettendo in atto tutte le necessarie misure tecniche e organizzative adeguate a evitare la perdita, l’uso illecito o, comunque, non corretto degli stessi, nonché accessi non autorizzati da parte di soggetti terzi.

8.    Comunicazione dei Dati

I dati personali oggetto di trattamento, per le finalità indicate, potranno essere comunicati a:

g)  ai dipendenti e collaboratori del Titolare che, a seconda dei casi, agiranno nella loro qualità di addetti autorizzati al trattamento dei dati (o c.d. “incaricati al trattamento”) nonché ad altre società del Gruppo GFL;

h)  a soggetti terzi che svolgono attività in outsourcing (consulenti, agenzie di selezione, etc) per conto del Titolare fornendo specifici servizi che, a seconda che casi, potranno assumere il ruolo di Responsabili del Trattamento, Contitolari o Titolari autonomi;

L’elenco completo ed aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile presso la sede della GFL SA a disposizione degli interessati che, per iscritto, lo richiedono indicando le motivazioni e la loro legittimazione. Per ragioni di sicurezza informatica, talune informazioni potrebbero risultare anonimizzate o mascherate.

9.    Trasferimento dei dati all'estero

I dati personali vengono attualmente trattati in archivi o server ubicati in Svizzera presso la sede della Società GFL SA. I dati possono essere trasferiti in paesi dell’Unione europea ove si trovano le altre società del Gruppo GFL.

10.Diritti dell'Interessato

L’ Interessato in qualsiasi momento, rivolgendo apposita istanza al Titolare del trattamento agli indirizzi di posta ordinaria e posta elettronica sopra indicati, può esercitare i diritti riconosciti dalla LPD e ove applicabile dal GDPR, di seguito sommariamente elencati:

a)   diritto di accesso o ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati che La riguardano (art.25 cpv. 2 LPD);

b)    il diritto di farsi consegnare dati o di esigerne la trasmissione a terzi (art. 28 LPD);

c)     diritto a non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati (art. 21 cpv. 2 LPD);

d)    richiedere che i dati inesatti siano rettificati (art. 32 cpv. 1 LPD);

e)    richiedere che sia proibito un determinato trattamento di dati personali o una determinata comunicazione a terzi (art. 32 cpv. 2 LPD);

f)     richiedere che i suoi dati siano cancellati o distrutti (art. 32 cpv. 2 LPD).

g)    L'esercizio di tali diritti richiede generalmente che lei fornisca una prova della sua identità (ad esempio, una copia del suo documento d'identità). Per esercitare i suoi diritti, può contattarci all’indirizzo postale del Titolare o all'indirizzo di posta elettronica privacy@gflcosmetics.com .

Se il trattamento di dati rientra nel campo di applicazione territoriale di cui all’art. 3 GDPR, l’Interessato può far valere i diritti come espressi dagli artt. 15-22 GDPR, rivolgendosi al Titolare oppure al suo rappresentante nell’Unione europea. L’utente ha il diritto, in qualunque momento, nei limiti e alle condizioni stabilite dal GDPR, di chiedere l’accesso ai suoi dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento nonché di esercitare il diritto alla portabilità di tali dati.

In caso di violazioni, l’Interessato potrà rivolgersi all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT - https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/it/home.html) ovvero, per coloro che rientrano nell’ambito di applicazione del GDPR, all’autorità nazionale di controllo dello stato membro dove è avvenuta la violazione.

Il Titolare si riserva il diritto di aggiornare o modificare la presente informativa.

 

 

 

Informativa aggiornata al 20 agosto 2024