INFORMATIVA PRIVACY - SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

Art. 19 della Legge federale sulla Protezione dei Dati (LPD) 
Art. 12 e ss. del Reg. (UE) n. 2016/679 (GDPR)

 

1.  Premessa

La presente informativa viene fornita ai sensi dell'art. 19 della Legge federale sulla protezione dei dati (di seguito "LPD") e, ove applicabile, degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito "GDPR") da GFL SA (di seguito "GFL") in relazione ai dati tratati a seguito di segnalazioni c.d. di Whistleblowing inoltrate tramite apposito form presente nel sito web aziendale www.gflcosmetics.com e relativi domini di terzo livello (di seguito "Sito").

2.  Definizioni e ambito dell'informativa

Ai fini della presente informativa per "dati personali" s'intende qualsiasi informazione che direttamente o indirettamente permette di identificare una persona fisica (di seguito "Interessato"). Si definisce trattamento qualsiasi forma di operazione relativa ai dati personali quali la raccolta, la conservazione, l'uso, la comunicazione, l'archiviazione o la cancellazione

I dati personali oggetto della presente informativa vengono trattati a seguito di segnalazioni c.d. di Whistleblowing inoltrate, anche in forma anonima, tramite apposito form presente nel sito web aziendale.

3.  Titolare del Trattamento e contatti

Il titolare del trattamento dei dati personali (di seguito "Titolare") oggetto diella presente informativa è GFL SA. Tuttavia, la società del gruppo GFL coinvolta nella segnalazione potrà ricoprire il ruolo di Titolare autonomo del trattamenti, Contitolare o Responsabile del trattamento. Per informazioni relative alla protezione dei dati personali e per l'esercizio dei diritti connessi al trattamento, è possibile contattare il Titolare al seguente recapito:

GFL SA, Via Sorengo, 1 - 6900 Lugano (Svizzera).

Gli interessati che si trovano sul territorio dell'Unione Europea possono rivolgersi direttamente al Titolare o al suo Rappresentante per la protezione dei dati con sede in UE, nominato ai sensi dell'art. 27 del GDPR, al seguente recapito:

GFL SA Italian Branch, Via Santa Sofia n. 29 - 20122 Milano (Italia).

Infine, per le segnalazioni inerenti GFL srl, potranno rivolgersi presso:

GFL S.r.l. Via Santa Sofia n. 29 - 20122 Milano (Italia).

In ogni caso, per tutti gli interessati sarà sempre possibile contattare il Titolare tramite e-mail all'indirizzo di posta elettronica dedicato privacy@gflcosmetics.com.

4.  Categorie di dati oggetto di trattamento

Tramite il Sito vengono trattate le seguenti categorie di dati personali

a)   Dati di traffico telematico e log, i sistemi informatici, per i dettagli si fa rinvio all'informativa generale del sito web.

b)   I dati oggetto di trattamento sono di tipo comune, per esempio dati anagrafici, mail, numero di telefono, e vengono conferiti dai "segnalanti" tramite il canale di segnalazione disponibile nel sito web aziendale conferibili su base volontaria qualora la segnalazione non venga inoltrata in forma anonima. Tutti i dati non necessari ai fini della gestione della segnalazione vengono cancellati.

c)   Altri dati potrebbero essere raccolti in fase di verifica della fondatezza delle segnalazioni e indagini connesse. Inoltre, potrebbero essere trattate anche categorie particolari di dati (tra le altre informazioni che possono rivelare convinzioni religiose, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati) oppure dati giudiziari o dati personali relativi alle condanne penali e ai reati. Questi dati saranno utilizzati solo se strettamente necessari per la gestione della segnalazione nel pieno rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, altrimenti immediatamente cancellati.

L'invio facoltativo, esplicito e volontario comporta, se l'utente sceglie di segnalare in forma non anonima, l'acquisizione dei dati di contatto del mittente.

5.  Finalità e basi legali del trattamento

Il Titolare tratta i dati degli utenti per le finalità di seguito indicate con le rispettive basi legali:

a)   Finalità: i dati saranno trattati per gestire le segnalazioni di Whistleblowing, in particolare per verificare l'esistenza di illeciti e altre violazioni di norme e regolamenti nonché da norme di condotta professionale e/o principi di etica - inclusi i codici e i modelli aziendali di condotta e di organizzazione - riferibili a dipendenti, membri degli organi sociali, società del gruppo o a terzi (clienti, fornitori, consulenti, collaboratori), che possono determinare - in modo diretto o indiretto - un danno economico, patrimoniale e/o di immagine all'Azienda. inoltre, i dati personali raccolti potranno essere trattati per ottemperare a richieste provenienti dall'autorità amministrativa o giudiziaria competente e, più in generale, da soggetti pobblici nel rispetto delle formalità di legge.

b)   Base legale: consenso dell'Interessato. Il conferimento dei dati personali da parte del segnalante è volontario, essendo sempre possibile la "segnalazione anonima" ed essendo la riservatezza del segnalante tutelata.

6.  Tempi di conservazione

I dati saranno trattati per il tempo necessario all'accertamento dei fatti oggetto di segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.

7.  Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati dell'Interessato potrà essere effettuato, sia su supporti cartacei che mediante l'ausilio di mezzi informatici e potrà consistere in qualunque operazione o insieme di operazioni tra quelle indicate all'art. 5 lett. d) della LPD e art. 4, comma 1, punto 2 del GDPR e sarà sempre improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza.

GFL garantisce la sicurezza logica e fisica dei dati e, in generale, la riservatezza dei dati personali trattati, mettendo in atto tutte le necessarie misure tecniche e organizzative adeguate a evitare la perdita, l'uso illecito o, comunque, non corretto degli stessi, nonché accessi non autorizzati da parte di soggetti terzi.

8.  Comunicazione dei Dati

I dati personali oggetto di tratamento, per le finalità indicate, potranno essere comunicati:

a)   agli organi preposti al trattamento delle segnalazioni;

b)   agli organi di direzione e vigilanza delle altre società del Gruppo GFL coinvolte nella segnalazione;

c)   ad autorità giudiziarie o di vigilanza, amministrazioni, enti ed organismi pubblici (nazionali ed esteri), in conformità alle disposizioni di legge.

9.  Trasferimento dei dati all'estero

I Suoi Dati Personali vengono attualmente trattati in archivi o server ubicati presso la sede della Società GFL SA o comunque in Svizzera. I dati possono essere trasferiti in paesi dell'Unione Europea presso le altre società del Gruppo GFL. Non è previsto il trasferimento verso Paesi extra Europei.

10.  Diritti dell'Interessato

L'Interessato in qualsiasi momento, rivolgendo apposita istanza al Titolare del trattamento agli indirizzi di posta ordinaria e posta elettronica sopra indicati, può esercitare i diritti riconosciuti dalla LPD e ove applicabile dal GDPR, di seguito sommariamente elencati:

a)   il diritto di accesso o ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati che Lo riguardano (art.25 cpv. 2 LPD);

b)   il diritto di farsi consegnare dato o di esigerne la trasmissione a terzi (art. 28 LPD);

c)   il diritto a non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati (art. 21 cpv. 2 LPD);

d)   richiedere che i dati inesatti siano rettificati ( art. 32 cpv. 1 LPD);

e)   richiedere che sia proibito un determinato trattamento di dati personali o una determinata comunicazione a terzi (art. 32 cpv. 2 LPD);

f)   richiedere che i suoi dati siano cancellati o distrutti (art. 32 cpv. 2 LPD).

L'esercizio di tali diritti richiede generalmente che l'Interessato fornisca una prova della sua identità (ad esempio, una copia del suo documento d'identità). Per esercitare i suoi diriti, può contattarci all'indirizzo postale del Titolare o all'indirizzo di posta elettronica privacy@gflcosmetics.com.

Se il trattamento di dati rientra nel campo di applicazione territoriale di cui all'art. 3 GDPR, l'Interessato può far valere i diritti come espressi dagli artt. 15-22 GDPR, rivolgendosi al Titolare oppure al suo rappresentante nell'Unione Europea. L'utente ha il diritto, in qualunque momento, nei limiti e alle condizioni stabilite dal GDPR, di chiedere l'accesso ai suoi dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento nonché di esercitare il diritto alla portabilità di tali dati.

In caso di violazioni, l'Interessato potrà rivolgersi all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT - https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/it/home.html) ovvero, per coloro che rientrano nell'ambito di applicazione del GDPR, all'autorità nazionale di controllo dello stato membro dove è avvenuta la violazione.

Il Titolare si riserva il diritto di aggiornare o modificare la presente informativa.

 

 

Informativa aggiornata al 20 agosto 2024