Avis de confidentialité - Rapports de dénonciation

Art. 19 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD)

Art. 12 et suivants du Règlement (UE) n° 2016/679 (RGPD)

 

1.  Introduction

La présente note d'information est fournie conformément à l'art. 19 de la loi fédérale sur la protection des données (ci-après « LPD ») et, le cas échéant, aux art. 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 (ci-après « RGPD ») par GFL SA (ci-après « GFL ») en relation avec les données traitées suite aux signalements effectués via le formulaire spécifique disponible sur le site Internet de la société www.gflcosmetics.com et les domaines de troisième niveau associés (ci-après « Site Internet »).

2.  Définitions et portée de l'avis

Aux fins du présent avis, « données personnelles » désigne toute information permettant, directement ou indirectement, l'identification d'une personne physique (ci-après dénommée « Personne concernée »). Le traitement désigne toute opération relative aux données personnelles, telle que la collecte, le stockage, l'utilisation, la communication, l'archivage ou la suppression. Les données personnelles concernées par le présent avis sont traitées suite à des signalements effectués, même anonymement, via le formulaire spécifique disponible sur le site web de l'entreprise.

3.  Responsable du traitement des données et coordonnées

Le responsable du traitement des données personnelles (ci-après « Responsable du traitement ») couvertes par la présente déclaration est GFL SA. Toutefois, la société du groupe GFL concernée par le rapport peut agir en qualité de responsable du traitement autonome, de responsable conjoint du traitement ou de sous-traitant.

Pour toute information concernant la protection des données personnelles et l'exercice des droits liés au traitement, vous pouvez contacter le Responsable du traitement à l'adresse suivante : GFL SA, Via Sorengo, 1 - 6900 Lugano (Suisse). Les personnes concernées situées dans l'Union européenne peuvent contacter le Responsable du traitement ou son représentant pour la protection des données dans l'UE, désigné conformément à l'article 27 du RGPD, à l'adresse suivante : GFL SA, succursale italienne, Via Santa Sofia n° 29 - 20122 Milan (Italie).

Enfin, pour les signalements concernant GFL srl, vous pouvez contacter : GFL Srl Via Santa Sofia n.29 – 20122 Milan (Italie).

Dans tous les cas, toutes les personnes concernées peuvent toujours contacter le Responsable du traitement par courrier électronique à l'adresse dédiée privacy@gflcosmetics.com .

4.  Catégories de données traitées

Par l'intermédiaire du Site Web, les catégories de données personnelles suivantes sont traitées :

a) Données télématiques de trafic et de journal : pour plus de détails, veuillez vous référer à la notice d'information générale sur le site Web.

b) Les données traitées sont courantes, telles que les données personnelles, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone. Elles sont fournies par les auteurs du signalement via le canal de signalement disponible sur le site web de l'entreprise, sur une base volontaire si le signalement n'est pas effectué de manière anonyme. Toutes les données non nécessaires à la gestion du signalement sont supprimées.

c) D'autres données peuvent être collectées lors de la vérification de la validité des signalements et des enquêtes associées. En outre, des catégories particulières de données (notamment des informations pouvant révéler des convictions religieuses, des opinions politiques, l'appartenance à des partis ou à des syndicats), des données judiciaires ou des données personnelles relatives à des condamnations pénales et à des infractions peuvent également être traitées. Ces données ne seront utilisées que si elles sont strictement nécessaires à la gestion du signalement, dans le plein respect des principes de proportionnalité et de nécessité ; à défaut, elles seront immédiatement supprimées.

La soumission facultative, explicite et volontaire implique, si l'utilisateur choisit de signaler de manière non anonyme, l'acquisition des coordonnées de l'expéditeur.

 

5.  Finalités et bases juridiques du traitement

Le Responsable du traitement traite les données des utilisateurs aux fins suivantes avec les bases juridiques respectives :

a) Finalité : les données seront traitées pour gérer les signalements d’alerte, notamment pour vérifier l’existence d’activités illégales et autres violations des lois et règlements, ainsi que des normes de conduite professionnelle et/ou des principes éthiques – y compris les codes et modèles d’organisation de l’entreprise – concernant les employés, les membres des organes sociaux, les sociétés du groupe ou des tiers (clients, fournisseurs, consultants, collaborateurs), susceptibles de causer, directement ou indirectement, un préjudice économique, financier et/ou de réputation à la Société. En outre, les données personnelles collectées pourront être traitées pour répondre aux demandes des autorités administratives ou judiciaires compétentes et, plus généralement, des organismes publics, dans le cadre des formalités légales.

b) Base juridique : consentement de la personne concernée. La communication de données personnelles par le déclarant est volontaire, car le signalement anonyme est toujours possible et la confidentialité du déclarant est protégée.

6.  Période de conservation

Les données seront traitées pendant le temps nécessaire à la constatation des faits faisant l'objet du signalement et en tout état de cause pas plus de cinq ans à compter de la date de communication du résultat final de la procédure de signalement.

7.  Méthodes de traitement

Le traitement des données de la personne concernée peut être effectué sur support papier ou à l'aide d'outils informatiques, et peut consister en toute opération ou ensemble d'opérations parmi celles visées à l'art. 5, alinéa d) de la LPRPDE et à l'art. 4, al. 1, point 2, du RGPD. Il sera toujours fondé sur les principes de licéité, de loyauté, de transparence, de limitation des finalités, de minimisation des données, d'exactitude, d'intégrité et de confidentialité. GFL garantit la sécurité logique et physique des données et, plus généralement, la confidentialité des données personnelles traitées, en mettant en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour prévenir toute perte, utilisation illicite ou, en tout état de cause, utilisation incorrecte, ainsi que tout accès non autorisé par des tiers.

8.  Communication de données

Les données personnelles traitées aux fins indiquées pourront être communiquées à :

a) Les organismes chargés du traitement des signalements ;

b) Les organes de direction et de surveillance des autres sociétés du Groupe GFL impliquées dans le rapport ; c) Les autorités judiciaires ou de surveillance, les administrations, les entités et organismes publics (nationaux et étrangers), dans le respect des dispositions légales.

9.  Transfert de données à l'étranger

Vos données personnelles sont actuellement traitées dans des archives ou sur des serveurs situés au siège social de GFL SA ou en Suisse. Elles peuvent être transférées vers des pays de l'Union européenne où sont implantées d'autres sociétés du groupe GFL. Aucun transfert vers des pays hors Europe n'est prévu.

10.  Droits de la personne concernée

La personne concernée peut, à tout moment, en adressant une demande spécifique au responsable du traitement aux adresses postales et électroniques indiquées ci-dessus, exercer les droits reconnus par la LPDP et, le cas échéant, par le RGPD, brièvement énumérés ci-dessous :

a) Droit d'accès ou d'obtenir la confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées (art. 25 al. 2 LPD) ;

b) Droit de recevoir des données ou de demander leur transmission à des tiers (art. 28 LPD) ;

c) Droit de ne pas être soumis à des processus décisionnels automatisés (art. 21 al. 2 LPD) ;

d) Demander la rectification de données inexactes (art. 32 al. 1 LPD) ;

e) Demander qu'un traitement spécifique de données à caractère personnel ou une communication spécifique à des tiers soit interdit (art. 32 al. 2 LPD) ;

f) Demander que leurs données soient supprimées ou détruites (art. 32 al. 2 LPD).

L'exercice de ces droits nécessite généralement une preuve d'identité (par exemple, une copie de votre pièce d'identité). Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse postale du Responsable du traitement ou par courriel à l'adresse privacy@gflcosmetics.com. .

Si le traitement des données relève du champ d'application territorial de l'article 3 du RGPD, la personne concernée peut faire valoir ses droits conformément aux articles 15 à 22 du RGPD en contactant le responsable du traitement ou son représentant dans l'Union européenne. L'utilisateur a le droit, à tout moment et dans les limites et conditions fixées par le RGPD, de demander l'accès à ses données personnelles, leur rectification, leur suppression, la limitation du traitement le concernant ou de s'opposer à leur traitement, ainsi que d'exercer son droit à la portabilité des données.

En cas de violation, la personne concernée peut s'adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT - https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html) ou, pour celles qui relèvent du champ d'application du RGPD, à l'autorité de contrôle nationale de l'État membre où la violation a été commise.

Le responsable du traitement se réserve le droit de mettre à jour ou de modifier cet avis.

 

 

Avis mis à jour le 20 août 2024